メール術習得セミナー レポート

工務店から見れば

お客様に直接会って提案や営業をしたいものですが、お客様が一番好むのは、電話でも会うのでもなく、メールです。まだ信頼関係が築けていなければ、アンケートや資料請求フォームに電話番号や住所を書いてくれなかったり、書いてくれたとしても、ウソの電話番号だったり、部屋番号が書かれていなかったり・・・。どうしてもメールでのやり取りは避けては通れません。だから、メールは送ったら取り消せない、文字だけで微妙なニュアンスが伝わらない、反応が分からない（読まれているか分からない）などのデメリットを乗り越えて、『メール術』は身に付けるべき必要なスキルです。

そこで、

ビジネスメール教育の第一人者である平野友朗氏によるメール術習得セミナーを開催しました。新聞・雑誌などのメディア掲載が400回以上、著書２３冊と、ビジネスメールに特化した教育プログラムを開発した人物です。平野氏いわく、お客様に送ったメールの返事が来ないのには、返事が来ない理由があるそうです。

例えば、

・一文が長い、または、適切に改行されていないため読みにくい

・言いたい事が分かりにくい

・表現が抽象的

・質問が曖昧だから答えにくい

・返事をする理由がない

・背中を押されない

主な理由を挙げるだけでも、これだけあります。しかし、最も大きな問題は、お客様は返事をしなかった上記のような理由を教えてくれないので、自分で気付かないといけない。ということです。

・お客様とメールでやり取りする上で大切なこと

・思いついた時に、真っ先に相談してもらう関係を築く

・御礼メールや返事などのタイミングを外さない

・接触回数を増やす

平野氏には、基礎から応用まで、様々なメール術を教えていただきました。

【基礎】

・件名は20～30文字で個人に宛てた件名にする

・「資料の送付」はＮＧ、「○○の資料の送付のお知らせ」はＯＫ

・件名には「お知らせ」なのか
　「依頼」なのか「お願い」なのか「相談」なのかをハッキリと書く

・メルマガのような不特定多数に向けたものとわかる件名はＮＧ

・１つの文章で伝えることは１つ

・１文は40～50文字程度

・メールの型は、宛名→挨拶→名乗り→要旨→詳細→結びの挨拶→署名

・読みやすい行間

・署名には名刺と同じ情報は最低限入れておく

・問合せの返事は１時間以内、遅くても３時間以内

・すぐに返事できない場合は、受領のメールを先に送り、
　なぜ今は回答できないのか、いつまでに回答できるのかを返信する

・相手が法人の場合は、１営業日以内の返事が常識

【家づくりのプロだから出来るアドバイスをする】

・「～と思います」は出来るだけ書かないようにする

・「～できると思います」はＮＧ、「～できます」はＯＫ

・「全てのご希望を満たすことは出来ません」はＮＧ、
　「全てのご希望を満たすことは出来ませんが、○○なら可能です」はＯＫ

・へりくだりすぎない。「させていただきます」は多用しない

・「資料を作成させていただき、本日中にお送りさせていただきます」はＮＧ、
　「資料を作成して、本日○時までにお送り致します」はＯＫ

【返事をもらいたい時は、返事をするメリットを示す】

・「ご返信お願い致します」はＮＧ、
　「○○についてお伝えできるのでご返信ください」はＯＫ

「資料を送ります」と言ったにもかかわらず実際に送らない人もいる中で、約束を守り、素早い返事をあなたが続ければ信頼関係を築くことができます。継続してお客様とコミュニケーションを取り、フォローし続けることでチャンスが生まれます。あなたがお客様に送っているメールは、信頼関係を築くための “武器” になっていますか？メールの書き方を間違えて、知らぬ間に“商談が終わる敗因” になっていませんか？